Das Modul Vermittlerpool der CRM-Anwendung Mein Dialogsystem

13.11.2017

Das Modul Vermittlerpool der CRM-Anwendung Mein Dialogsystem
In diesem Artikel möchte ich das Modul Vermittlerpool vorstellen. Alles dreht sich hier um den Vertrieb von Versicherungsprodukten. D.h. es geht um Vermittler, Versicherungsprodukte, Courtagevereinbarungen, Versicherungsanträge, Versicherungsverträge, Courtageabrechnungen, Versicherungsschäden.
Das Modul Vermittlerpool

Geschäftsprozesse

Folgende Aufgaben muss ein Vermittlerpool u.a. bewältigen:

  • Auswahl von Versicherungsprodukten inkl. Courtagevereinbarungen
  • Präsentation von Versicherungsprodukten
  • Organisation der Vertriebshierarchie
  • Antragsmanagement
  • Vertragsmanagement
  • Abrechnung der Courtagen
  • Informationsaustausch mit seinen "Vermittlern"
Die Idee
Ein Maklerpool und seine ihm angeschlossenen Vermittler bearbeiten gemeinsam komplexe Datenstrukturen. Der Austausch dieser Daten zwischen dem Pool und seinen Vermittlern eine total komplexe und sehr teure Herausforderung. Durch die Nutzung einer gemeinsamen Datenbank - der Maklerpool und die Vermittler nutzen jeweils die Anwendung Mein Dialogsystem - entfällt der Datenaustausch zwischen Maklerpool und seinen Vermittlern. Natürlich muss der Maklerpool immer noch die Herausforderung "Datenaustausch mit den Versicherern" lösen. Das Modul "Vermittlerpool" besitzt eine eigene API-Schnittstelle, um Daten der Objekte Anträge, Verträge und Courtagen in die Dialogsystem-Datenbank zu importieren.

1. Schritt

Mein Dialogsystem als Basis

Die Mitarbeiter eines Vermittlerpools bekommen im ersten Schritt einen Zugang für die CRM-Anwendung Mein Dialogsystem. Damit können die Pool-Mitarbeiter alle Kundenkontakte dokumentieren und die "normalen" CRM-Funktionen nutzen.
2. Schritt

Aktivierung Admin-Tool

Mit der Aktivierung des Admin-Tools können Pool-Mitarbeiter weitere Unternehmen für die CRM-Anwendung Mein Dialogsystem freischalten. Damit besteht die Möglichkeit allen Pool-Vermittlern nicht nur ein Extranet zur Verfügung zu stellen, sondern ein komplettes "Maklerverwaltungsprogramm". Die Pool-Vermittler können darüber hinaus ihre Anträge, Verträge und Courtageabrechnungen digital einsehen. Auch sämtliche Informationen zu den Versicherungsprodukten, die der Maklerpool anbietet, könnne hier hinterlegt werden.

Neben der Anlage von Pool-Vermittlern kann auch noch eine Vertriebshierarchie eingepflegt werden. Zurzeit sind folgende Hierarchieebenen vorgesehen (von unten nach oben):
  • der Pool-Vermittler
  • das Maklerunternehmen (besitzt Pool-Vermittler, gehört zu genau einer Makleruntergruppe)
  • die Makleruntergruppe (besitzt Maklerunternehmen, gehört zu genau einer Maklergruppe)
  • die Maklergruppe (besitzt Makleruntergruppen, gehört zu genau einer Maklerobergruppe)
  • die Maklerobergruppe (besitzt Maklergruppen, gehört zu genau einem Pool)
  • der Pool (besitzt Maklerobergruppen)
Selbstverständlich besteht die Möglichkeit - bei Bedarf - weitere Hierarchieebenen einzufügen.
3. Schritt

Eingabe Versicherer- und Versicherungsproduktinformationen

Hier kann der Pool-Mitarbeiter Versicherer und Versicherungsprodukte anlegen. Auf der Produktebenen können sogenannte "Produktanlagen" hochgeladen werden, zum Beispiel die Versicherungsbedingungen. Diese Informationen werden dem Pool-Vermittler in seinem Dialogsystem angezeigt.
Jedes Versicherungsprodukt gehört zu einer oder mehreren Produktsparten, die ebenfalls individuell vorgegeben werden können.
4. Schritt

Courtagevereinbarung

Nach der Anlage von Pool-Vermittlern und Erfassung der Versicherungsprodukte könnnen Sie Courtagevereinbarungen erstellen. Jeder Courtagevereinbarung können Sie für alle hinterlegten Produkte die Anteilswerte der Courtageempfänger hinterlegen.
Jedem Pool-Vermittler können Sie genau eine Courtagevereinbarung zuordnen. Die hier hinterlegten Courtagewerte werden dem Pool-Vermittler in seinem Dialogsystem angezeigt.
5. Schritt

Antragsmanagement

Hier kann der Pool-Mitarbeiter Anträge erfassen und managen. Dazu stehen ihm eine Vielzahl von automatisierten Geschäftsprozessen zur Verfügung. Er kann beispielsweise den Antrag per Knopfdruck an den hinterlegten Versicherer mailen. Gleichzeitig wird der Pool-Vermittler hierüber per "digitaler Nachricht" informiert. Eine "digitale Nachricht" wird einmal per Mail an den Pool-Vermittler versendet und ist gleichzeitig im Dialogsystem archiviert.
6. Schritt

Vertragsmanagement

Hier kann der Pool-Mitarbeiter Verträge erfassen und managen. Wird ein neuer Vertrag erfasst, wird der Pool-Vermittler hierüber per "digitaler Nachricht" informiert. Neben allgemeinen Vertragsdaten kann er hier sogenannte "Vertragsanlagen" hochladen. Zum Beispiel die Police. Auf der Vertragsebene können auch die eingegangenen Courtagen verbucht werden.

Der Pool-Vermittler kann einen Pool-Vertrag einem seiner im Dialogsystem hinterlegten Kunden zuordnen. Während der Kundenzuordnung werden sämtliche Pool-Vertragsdaten in den Kunden-Vertragsdatensatz übernommen. Auch die vom Pool hinterlegten Vertragsanlagen sind für den Pool-Vermittler in der Vertragsdatenanzeige sichtbar.
Ruft der Kunde den "Digitalen Kundenordner" auf, oder nutzt er die App "loma.Talk", kann er ebenfalls den Vertrag inklusive der Vertragsanlagen einsehen.

Wird ein Pool-Vertag seitens des Pool-Mitarbeiters angepasst, wird die Vertragsänderung automatisch archiviert. Der Pool-Vermittler kann die geänderten Pool-Vertragsdaten per Knopfdruck für seinen "Kunden-Vertrag" übernehmen.
7. Schritt

Courtageabrechnung

Hier kann der Pool-Mitarbeiter Courtageabrechnungen erstellen. Dabei wird für jeweils für die Ausschüttung und die Rückforderung von Courtagen eine SEPA-Datei erzeugt. Wurde die Ausschüttungs-SEPA-Datei und die ggf. vorhandene Rückforderungs-SEPA-Datei von der Bank angenommen, können die hier zusammengefassten Courtagen per Knopfdruck verbucht werden. Nach der Verbuchung einer Courtageabrechnung können sämtliche Courtageempfänger über die Courtageabrechnung per Mail informiert werden, ebenfalls per Knopfdruck.

Der Pool-Vermittler kann selbstverständlich sämtliche Courtageabrechnungen im Dialogsystem einsehen.
Screenshots "Modul Vermittlerpool"

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