Mit dem Dialogsystem einen Geschäftsbrief erstellen
16.03.2020
Kann man eigentlich mit dem Dialogsystem Geschäftsbriefe erstellen?
Die Antwort lautet ja. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie einen Geschäftsbrief erstellen können.
1. Schritt - Vorbelegungswerte
Sie können einige wiederkehrende Informationen, die für die Geschäftsbrieferstellung benötigt werden, an einer zentralen Stelle hinterlegen.
Dazu rufen Sie die Einstellungen auf und klicken dort auf Unternehmensdaten ändern. Dort finden Sie einen Eingaebereich "Vorbelegungswerte für Kundenbrieferstellung".
- Briefabsender anzeigen? Falls ja, dann wird der Briefabsender im Kopfbereich eingeblendet
- Position des Briefabsenders? Linskbündig, zentriert oder rechtsbündig
- Impressum unter Briefinhalt anfügen? Wird dieser Wert mit ja vorbelegt, dann wird das Impressum in den Geschäftsbrief eingefügt
- Fusszeile anzeigen? Hier kann man vorgeben, ob die Fusszeile enthält standardmäßig die Nachricht-Nr und den Betreff der Nachricht) im Fussbereich des Kundenbriefes angezeigt werden soll oder nicht.
- Seitenzahlen im unteren Seitenbereich anfügen?
- Position der Fusszeile und der Seitenzahlen? Linskbündig, zentriert oder rechtsbündig
- Soll Brief im Kundenordner (als Anlage) angezeigt werden? Ja, dann wird der Kundenbrief als PDF zum Kunden als Anlage abgelegt.
2. Schritt - Nachricht aufrufen
Jetzt ruft man die Nachricht auf, die zum Geschäftsbrief umgewandelt werden soll. In der Nachrichtenanzeige findet man den Button
neuen Kundenbrief aus Nachricht erstellen.
Dadurch wird ein Eingabeformular geöffnet mit folgenden Fragen:
- Briefadresse: Vorbelegt mit den hinterlegten Daten des Kunden
- Betreff: Vorbelegt mit dem Betreff der Nachricht
- Briefdatum: Vorbelegt mit dem Versanddatum der Nachricht
- Briefinhalt: Vorbelegt mit dem Nachrichtentext der Nachricht
- Briefabsender: Vorbelegt mit Vorbelegungswert Kundenbrieferstellung
- Position des Briefabsender? Vorbelegt mit Vorbelegungswert Kundenbrieferstellung
- Absenderzeile (Zeile über der Briefadresse)
- Impressum anzeigen? Vorbelegt mit Vorbelegungswert Kundenbrieferstellung
- Fusszeile: Eingabe individueller Zusatztext für die Fusszeile
- Seitenzahlen in die Fusszeile einfügen? Vorbelegt mit Vorbelegungswert Kundenbrieferstellung
- Position der Fusszeile? Vorbelegt mit Vorbelegungswert Kundenbrieferstellung
- Soll Brief im Kundenordner (als Anlage) angezeigt werden? Vorbelegt mit Vorbelegungswert Kundenbrieferstellung
3. Schritt
Sind alle Fragen beantwortet, dann kann der Geschäftsbrief erstellt werden. Dazu klickt man auf den Button Kundenbrief erstellen und der Geschäftsbrief liegt als PDF-Dokument vor.