SEPA

02.04.2018

Single Euro Payments Area in der Anwendung Mein Dialogsystem
Single Euro Payments Area in der Anwendung Mein Dialogsystem
SEPA - was ist das?
SEPA war ein Projekt zur Vereinheitlichung von bargeldlosen Zahlungen und ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area.
Seit August 2014 wird SEPA im Geschäftsverkehr anstelle der alten Überweisungsverfahren benutzt.
Kann man SEPA-Lastschriften im Dialogsystem erzeugen?
Ja, selsbstverändlich. Aber das SEPA-Modul muß eingeschaltet sein. Um herauszufinden, ob das SEPA-Modul eingeschaltet ist, klicken Sie in der obersten Navigationszeile auf ihren Namen und dann auf den Link Anzeige von Mitarbeiter- und Unternehmensdaten. Hier werden alle Module aufgelistet, die in der CRM-Anwendung Mein Dialogsystem zur Verfügung stehen und ob sie sehen, ob das Modul für ihr Unternehmen freigeschaltet ist.
Die eigenen Kontodaten
Bevor Sie loslegen, sollten Sie noch die Bankverbindung ihres Unternehmens/Vereins hinterlegen sowie die Gläubiger-ID. Das ist zwar nicht unbedingt notwendig, denn Sie können diese Daten später auch direkt eingeben.
Der SEPA-Sammler
Der erste Schritt, um das Modul SEPA zu nutzen, besteht darin, einen sogenannte SEPA-Sammler zu erstellen. Der SEPA-Sammler enthält die notwendigen Bankdaten ihres Unternehmens. Zusätzlich können Sie hier angeben, ob mit Hilfe des SEPA-Sammler Geldbeträge vom Kunden auf ihr Konto verbucht werden sollen - Sammlertyp Lastschrift - oder ob Geldbeträge vom Unternehmenskonto auf das Kundenkonto - Sammlertyp Überweisung - überwiesen werden sollen. Um einen SEPA-Sammler zu erfassen, klicken Sie in der Navigationszeile auf Kunden -> SEPA -> einen neuen SEPA-Sammler erstellen. Sie werden jetzt gebeten, folgende Daten vorzugeben:
  • Name des SEPA-Sammlers
  • Sammlertyp: Lastschrift oder Überweisung
  • Unternehmensname
  • Straße des Unternehmens
  • Postleitzahl des Unternehmens
  • Ort des Unternehmens
  • Gläubiger-ID (wird evtl. mit dem Wert vorbelegt, den Sie auf der Unternehmensebene hinterlegt haben)
  • IBAN
  • BIC
Das SEPA-Mandat
Nachdem Sie mit dem SEPA-Sammler die Kontodaten des Unternehmens/Vereins hinterlegt haben, benötigen Sie jetzt noch die "andere" Seite, die des Kunden. Diese Daten werden in sogenannten SEPA-Mandaten hinterlegt. Um ein SEPA-Mandat zu erstellen, rufen Sie zunächst den betroffenen Kunden in der Anwendung Mein Dialogsystem auf. Dort finden Sie den Button neues SEPA-Mandat erstellen. Hier müssen Sie jetzt die folgenden Daten eingeben:
  • zugehöriger SEPA-Sammler
  • Name des Kunden (ist vorbelegt)
  • Mandatsreferenz
  • Soll Mandat abgerechnet werden (Ja oder Nein)
  • IBAN des Kunden (ist ggf. vorbelegt)
  • BIC des Kunden (ist ggf. vorbelegt)
  • Kontoinhaber
  • Zeitpunkt für die erste Zahlung
  • Zahlweise (einmalig, jährlich, halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich)
  • Zeitpunkt für die letzte Zahlung
  • Betrag
  • Verwendungszweck 1. Zeile
  • Verwendungszweck 2. Zeile
  • Verwendungszweck 3. Zeile
  • Verwendungszweck 4. Zeile

Konkretes Beispiel

Tanzschule bucht ab dem 01.04.2018 monatlich 50 Euro vom Kunden Theo Tanzheimer ab
Wir geben die entsprechenden Daten ein:
  • Mandatsreferenz: Kunden-Nr in der Tanzschule, hier Tanz-00141
  • Zeitpunkt für die erste Zahlung: 01.04.2018
  • Zahlweise: monatlich
  • Zeitpunkt für die letzte Zahlung: hier tragen wir nichts ein
  • Betrag: 50
Anzeige eines SEPA-Mandates
Nachdem wir die Daten des SEPA-Mandates erfasst haben, könne wir uns dieses SEPA-Mandat in der Kundenanzeige anzeigen lassen. Selbstverständlich werden uns auch alle Abbuchung zu diesem SEPA-Mandat angezeigt.
Wie können SEPA-Mandate abgerechnet werden?
Hier kommt jetzt die SEPA-Sammelbuchung ins Spiel. Am besten führen wir das obige Beispiel der Tanzschule weiter. Möchte die Tanzschule den Monat April 2018 abrechnen, ruft sie in der Anwendung Mein Dialogsystem einfach den entsprechende SEPA-Sammler auf und klickt dann auf den Button neue SEPA-Sammelbuchung erstellen. Jetzt kann man folgende Daten eingeben:
  • ein Datum: alle Mandate, der Bezahlt-Bis-Datum vor diesem Datum liegt, werden abgerechnet
  • Gläubiger-ID (wird vorbelegt mit dem im SEPA-Sammler hinterlegten Wert)
Klar ist also, dass hier nicht nur ein SEPA-Mandat abgerechnet werden kann, sondern alle SEPA-Mandate, die zum vorgegebene SEPA-Sammler gehören. Im Fall der Tanzschule also alle Tänzer, die ein Abo haben.
Klickt man jetzt auf den Button SEPA-Datei erzeugen, wird die SEPA-Datei erstellt. Diese SEPA-Datei kann man jetzt bei seiner Bank verarbeiten. Wurde die SEPA-Datei von der Bank erfolgreich verarbeitet, klickt man zum Abschluss noch auf den Button Mandate abrechnen. Dadurch werden alle betroffenen SEPA-Mandate aktualisert, d.h. es wird u.a das Bezahlt-Bis-Datum der SEPA-Mandate aktualisiert.
SEPA-Sammelbuchungen
Selbstverständlich können Sie später jede SEPA-Sammelbuchung in der Anwendung Mein Dialogsystem nochmals anzeigen. Dazu klicken Sie auf Kunde -> SEPA -> meine SEPA-Sammelbuchungen anzeigen. Wählen Sie hier die gewünschte Sammelbuchung aus, können Sie jede einzelne SEPA-Buchung analysieren.
Zusammenfassung
Einen SEPA-Sammler anlegen, dann ein SEPA-Mandat und schon können Sie SEPA-Dateien erzeugen.
Wenn Sie sich diese Funktion in der Praxis mal anschauen wollen, dann schauen Sie in unserem Webinar CRM-System Mein Dialogsytem vorbei.
Screenshots "Das SEPA-Modul"

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Jeden Donnerstag findet ein kostenloses Online-Seminar statt, in dem das Dialogsystem ausführlich vorgestellt wird.

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